Het getal dat niemand berekent
De meeste wervingsteams kennen hun cost-per-hire. De standaardmaatstaf, bijgehouden door elk TA-dashboard, landt doorgaans tussen EUR 4.000 en EUR 7.500 per rol. Maar cost-per-hire telt alleen wat je uitgeeft om de stoel te vullen. Het negeert wat je verliest zolang de stoel leeg staat.
De kosten van een vacature zijn moeilijker te meten en bijna altijd groter. Ze omvatten verloren output, overuren van het team dat het gat opvangt, uitgestelde projecten, gemiste omzet, en de stille erosie van moraal wanneer een team van drie al twee maanden het werk van een vierde persoon draagt. Gem (2025) rapporteert een gemiddelde time-to-hire van 44 dagen. Dat zijn 44 dagen aan vacaturekosten, op de achtergrond, cumulerend.
Een eenvoudige formule
Er is geen universeel getal, want elke rol is anders. Maar de formule is helder:
Dagelijkse vacaturekosten = (jaarsalaris / 220 werkdagen) x productiviteitsmultiplier
De productiviteitsmultiplier houdt rekening met het feit dat een ontbrekend persoon meer kost dan alleen zijn salaris. Collega's werken over, projecten stagneren, deadlines schuiven, en omzet die afhangt van de output van die rol vertraagt. Voor omzet-genererende rollen (sales, accountmanagement) hanteren we 2x of 3x als vuistregel. Voor operationele rollen is 1,5x een conservatieve ondergrens. Pas aan op je eigen situatie.
Neem een mid-level sales medewerker met een jaarsalaris van EUR 55.000. Dagsalaris: EUR 250. Bij een 2x multiplier kost elke open dag het bedrijf EUR 500 aan verloren output en overhead. Over 44 dagen is dat EUR 22.000. De recruitervergoeding om de rol te vullen is misschien EUR 5.000. De vacaturekosten zijn vier keer de wervingskosten, en niemand houdt ze bij.
Waar het geld verdwijnt
De dagelijkse kosten verschijnen op vijf plekken.
1. Verloren output. De meest voor de hand liggende. Werk dat de ontbrekende persoon zou hebben gedaan, wordt niet gedaan, wordt langzamer gedaan door overbelaste collega's, of wordt slechter gedaan door mensen buiten hun expertisegebied. Voor elke week dat de rol openstaat, levert het team minder.
2. Teamstress. Het overgebleven team absorbeert de werklast. Een tijdje voelt dat beheersbaar. Na vier weken begint het te tonen: ziektedagen lopen op, kwaliteit daalt, reactietijden vertragen. Na acht weken beginnen mensen hun eigen LinkedIn-profiel bij te werken. Gallup (2024) rapporteert dat 44% van de werknemers wereldwijd dagelijks werkstress ervaart. Het werk van een collega erbij stapelen helpt dat cijfer niet.
3. Uitgestelde projecten. Elk team heeft werk in de wachtrij voor "als de nieuwe persoon begint." Hoe langer de vacature, hoe langer de wachtrij. Bij productteams betekent een uitgestelde aanwerving vaak een uitgestelde feature, wat een uitgestelde release betekent, wat uitgestelde omzet betekent. Het domino-effect is echt en moeilijk terug te draaien.
4. Dalende kandidaatkwaliteit. De beste kandidaten bewegen snel. iCIMS (2025) vond dat 60% van de kandidaten afhaakt bij processen die langer dan twee weken duren. Een rol die 44 dagen openstaat, wordt op dag 40 niet meer door dezelfde talentpool bekeken als op dag 5. Hoe langer je wacht, hoe zwakker de gemiddelde sollicitant, en hoe groter de kans dat je genoegen neemt met iemand die je in week een niet had aangenomen.
5. Managementtijd. Hiring managers besteden tijd aan screening, gesprekken en overleg over kandidaten in plaats van aan hun eigenlijke werk. Cronofy (2024) rapporteert dat 42% van de kandidaten afhaakt door inplanproblemen, wat betekent dat een flink deel van die managementtijd wordt verspild aan kandidaten die het proces nooit afronden.
Waarom time-to-hire de maatstaf is die er het meest toe doet
Cost-per-hire is een bestedings-metric. Het vertelt je hoe efficient je rollen vult. Time-to-hire is een bedrijfs-metric. Het vertelt je hoe lang je bloedt voordat het gat is gedicht. Time-to-hire met tien dagen verkorten op een rol met EUR 500 dagelijkse vacaturekosten bespaart EUR 5.000 per aanwerving, nog voor je aan de effecten op moraal, retentie en projectplanning denkt.
Het probleem is dat het grootste deel van die gemiddelde 44 dagen in de screeningfase zit. Telefoonscreenings inplannen, verzetten als kandidaten afzeggen, wachten tot hiring managers 30-minuten-slots vinden, en dan alles opnieuw doen als de helft van de shortlist ghost. Het gesprek zelf duurt 20 minuten. De logistiek eromheen kost twee weken.
De traagste fase comprimeren
Async video-interviewing haalt de inplanbottleneck er volledig uit. Kandidaten nemen antwoorden op in hun eigen tijd. Reviewers kijken wanneer ze een helder hoofd hebben. Geen agenda-coordinatie, geen verzettingen, geen no-shows die gaten in de middag slaan.
De tijdsbesparing is concreet. interviewstream (2025) vond dat video review 6x sneller is dan telefoonscreening. Voor een typische vacature met 40 te screenen kandidaten comprimeert dat de screeningfase van twee weken naar twee dagen. Vermenigvuldig met de dagelijkse vacaturekosten en de ROI is direct.
StormInterview maakt dit nog sneller met AI-ondersteunde review. Elke reactie krijgt een volledig transcript, een gestructureerde score met onderbouwing, en een samenvatting van drie zinnen. De recruiter leest de samenvatting, kijkt naar de kernmomenten op 1,5x snelheid, en beslist in minder dan drie minuten per kandidaat. Een volledige batch van 40 kandidaten kan in een ochtend worden beoordeeld.
De berekening voor jouw team
Draai dit op je eigen cijfers. Pak je drie meest recente aanwervingen. Voor elk:
- Hoeveel dagen stond de rol open van publicatie tot getekend aanbod?
- Wat is het jaarsalaris?
- Is dit een omzet-genererende rol (gebruik 2x multiplier) of een operationele rol (gebruik 1,5x)?
- Vermenigvuldig: (salaris / 220) x multiplier x dagen open.
Tel de drie getallen op. Dat is hoeveel je laatste drie vacatures het bedrijf hebben gekost aan verloren output alleen, bovenop wat je hebt betaald aan recruitervergoedingen, vacature-advertenties en tools. Voor de meeste mid-market teams is het totaal verrassend.
Wat je deze week kunt doen
Je kunt time-to-hire niet elimineren. Sommige rollen hebben meerdere rondes nodig, afstemming met stakeholders, en tijd voor de kandidaat om te beslissen. Maar je kunt de screeningfase comprimeren, en daar zit het meeste dode tijd.
Kies de rol in je pipeline met de meeste sollicitanten. Verplaats de eerste screening naar async video. Stuur de link in plaats van 20 telefoongesprekken in te plannen. Beoordeel de batch in een zitting in plaats van het over twee weken uit te smeren. Elke dag die je afhaalt van de screeningfase is een dag vacaturekosten die je terugkrijgt.
Start een gratis trial van StormInterview en draai je volgende screeningronde in dagen in plaats van weken. De kosten van de tool zijn een fractie van wat de lege stoel je nu kost.