Tijdzones worden een probleem wanneer een proces ervan uitgaat dat iedereen op hetzelfde moment kan. Een recruiter in de ene regio, een hiringmanager in een andere en een kandidaat aan de andere kant van de wereld wisselen berichten uit in plaats van stappen te zetten.
Een tijdzonebewust proces haalt de moeilijkheid niet weg. Het maakt de moeilijkheid zichtbaar en geeft iedereen een eerlijke manier om eromheen te plannen.
Schrijf tijden in de context van de kandidaat
Een tijd die alleen in de tijdzone van de recruiter klopt, is geen volledige instructie. Toon de lokale tijd en de tijdzone samen. Voeg een agendalink toe die de tijd omrekent, zodat de kandidaat niet zelf hoeft te rekenen.
Doe hetzelfde voor deadlines. Een deadline midden in de nacht van de kandidaat is een verborgen drempel. Kies een venster dat werkt voor de regio van de kandidaat, of leg uit waarom het venster vastligt.
Gebruik een opgenomen stap als dat past
Niet elk gesprek hoeft live. Wanneer de rol dat toelaat, geeft een opgenomen interview de kandidaat een flexibel moment om te antwoorden en geeft het hiringteam één opname om te beoordelen. Het live gesprek kan zich daarna richten op de vragen die echte interactie nodig hebben.
Maak de opgenomen stap expliciet. Vertel de kandidaat wat die kan voorbereiden en hoe de antwoorden worden bekeken. Een duidelijke vorm is extra belangrijk wanneer de kandidaat niet even een vervolgvraag kan stellen.
Publiceer vensters in plaats van elk slot te onderhandelen
Bied een paar interviewvensters aan en leg uit welke regio's ze bedienen. Laat de vensters rouleren, zodat niet steeds dezelfde regio met het lastige slot zit. Als de afweging zichtbaar is, kan de kandidaat een slot kiezen dat werkt en kan het team de eigen bezetting plannen.
Houd een live interview klein. Een kort gesprek met de mensen die moeten beslissen is makkelijker te plannen dan een panel met elke stakeholder.
Houd één agenda en één bericht aan
Gebruik één uitnodiging voor de bevestigde details en houd wijzigingen in dezelfde thread. Als een slot verschuift, zeg wat er verandert en bevestig de nieuwe lokale tijd. Laat de oude tijd niet in een los bericht staan waar iemand die nog kan gebruiken.
Een wereldwijd proces houdt enige wrijving. Duidelijke tijden, een passende vorm en een gepubliceerd venster maken van die wrijving een beheersbare planningstaak.