Zet de notitie naast het bewijs
Een reviewnotitie is eenvoudiger te gebruiken wanneer zij een moment aanwijst. Op een opname kan dat een tijdstempel zijn. In een transcriptie kan het een geciteerde zin zijn. In een schriftelijk antwoord kan het de naam van het onderdeel zijn. De notitie hoort dicht genoeg bij de passage te staan zodat de volgende beoordelaar haar vindt zonder het hele interview opnieuw te bekijken.
Vraag om de notitie terwijl de beoordelaar kijkt, niet uit het geheugen aan het einde. Een notitie die tijdens het antwoord ontstaat, kan het detail bevatten dat de reactie vormde. Een notitie die later wordt geschreven, kan de indruk samenvatten.
Noem het criterium
Een tijdstempel alleen is geen review. De notitie hoort te zeggen bij welk criterium het moment hoort en wat het laat zien. Bij een criterium over plannen kan de notitie zeggen dat de kandidaat een volgorde en een risico noemde, maar geen controlemoment. Die zin geeft het team iets om te vergelijken.
Gebruik hetzelfde notitieformat voor elke beoordelaar. Een kort format als criterium, bewijs, open vraag is genoeg. Een consistent format maakt de notities naast elkaar leesbaar.
Houd de score los van de notitie
De notitie legt het bewijs uit. De score legt het oordeel vast. Houd ze in aparte velden zodat een beoordelaar de score kan aanpassen zonder het bewijs opnieuw te schrijven. Wanneer het team een verschil bespreekt, laat de notitie zien wat de lezing veranderde.
Als een beoordelaar na de discussie een score aanpast, vraag dan om een korte notitie over welk bewijs de lezing veranderde. Het record laat dan het pad zien, niet alleen het eindcijfer.
Deel het record met de review
Zet de notities, de score en de opname op dezelfde plek. Een beoordelaar op een andere locatie of in een andere tijdzone hoort niet om een samenvatting te hoeven vragen. Het gedeelde record beantwoordt de basisvragen voordat het overleg begint.
Geef toegang aan de mensen die beoordelen en aan de mensen die het proces ondersteunen. Een schermafbeelding in een bericht is geen gedeeld record; het is een kopie die kan afwijken.
Gebruik de notities in het beslissingsoverleg
Begin het overleg bij de momenten die de beoordelaars hebben gemarkeerd. Lees de passage en vraag wat elke persoon zag. Zo blijft het gesprek bij het bewijs en niet bij een algemene indruk van de kandidaat.
Als het team het oneens is, zoek dan het criterium achter het verschil. De notitie kan laten zien dat een beoordelaar een ander deel van het antwoord gebruikte, of dat het kader vaag is. Beide zijn nuttige uitkomsten voor het volgende interview.
Evalueer het notitieformat na een ronde
Lees na een ronde een selectie van notities. Zijn ze specifiek genoeg om het moment te vinden? Noemen ze het criterium? Gebruikt het team hetzelfde format? Pas één onderdeel van het format aan en kijk of de volgende ronde eenvoudiger te lezen is.
Tijdgestempelde notities zijn een kleine gewoonte met een duidelijk doel: het bewijs naast het oordeel houden. Wanneer het bewijs eenvoudig te vinden is, kan het team zijn overleg aan de beslissing besteden in plaats van aan een zoektocht door het geheugen.