Spreek af welk record eigenaar is van elk gegeven
Een koppeling is eenvoudiger te onderhouden als beide systemen het eens zijn over eigenaarschap. Laat het ATS de kandidaatidentiteit, de vacature en de wervingsfase beheren. De interviewtool beheert de uitnodiging, de opname, de reviewstatus en de feedback. Leg die verdeling vast voordat je één veld mapt.
Een gedeeld veld met twee eigenaren gaat op enig moment verschillen. Bepaal welk systeem de waarde schrijft en welk systeem alleen leest. Leg die regel vast voordat een recruiter een verschil ziet.
Begin bij de kandidaat en de vacature
Het kandidaatrecord heeft een stabiel id, een e-mailadres en een naam die een recruiter herkent nodig. De vacature heeft een id en een titel nodig. Als het ATS voor elke uitnodiging een nieuwe kandidaat maakt, koppel de uitnodiging dan aan de bestaande kandidaat.
Controleer wat er gebeurt als een kandidaat op een tweede vacature solliciteert. De koppeling hoort de persoon te behouden en een aparte sollicitatie te maken. Zonder die splitsing kan een fasewijziging op de ene functie de andere overschrijven.
Scheid uitnodigingsstatus van wervingsfase
Recruiters willen weten of een uitnodiging is verstuurd, geopend, gestart of ingestuurd. Dat is niet hetzelfde als de wervingsfase. Houd de uitnodigingsstatus in de interviewtool en map de wervingsfase naar het ATS. Als het ATS maar ruimte heeft voor één statusveld, kies dan de wervingsfase en toon de uitnodigingsstatus in de interviewtool.
Gebruik aan beide kanten dezelfde lijst met fasenamen. Een korte, afgesproken lijst is eenvoudiger te testen dan een vrij tekstveld dat per team verandert.
Deel het reviewresultaat, niet de hele review
Het ATS moet een beoordelaar kunnen laten zien dat een interview is beoordeeld en wat de uitkomst was. Het heeft niet altijd de volledige transcriptie of het videobestand nodig. Stuur een reviewstatus, een korte samenvatting en een link naar de opname wanneer je proces dat toestaat.
Houd het bewijs in het systeem waar beoordelaars werken. Het ATS kan laten zien dat de review is gedaan en welke beslissing volgde, terwijl de interviewtool de opname en de notities bewaart.
Map de beslissing en de reden
Een beslissingsveld hoort de uitkomst te bevatten die het team heeft vastgelegd: doorgaan, vasthouden, afwijzen of een andere waarde uit je proces. Voeg een apart veld toe voor de reden wanneer beoordelaars die moeten vastleggen. Stop de reden niet in het faseveld, want dan wordt de rapportage onleesbaar.
Controleer dat een beslissing in de interviewtool een gesloten sollicitatie niet stilletjes heropent. Het ATS hoort de beslissing één keer te accepteren en zijn eigen controlespoor te bewaren.
Test de overdrachten in volgorde
Gebruik een testkandidaat en laat die het proces doorlopen. Controleer het record na elke overdracht: kandidaat, sollicitatie, uitnodiging, review en beslissing. Noteer het veld, de verwachte waarde en de waarde die aankwam. Los één overdracht per keer op.
Leg de veldmapping vast in een gedeeld document met de eigenaar, de richting en een voorbeeldwaarde. Loop die na wanneer het wervingsproces verandert. Een korte mapping die het team begrijpt is een betere koppeling dan een lange mapping die niemand onderhoudt.