Een interviewuitnodiging heeft een simpele taak: de kandidaat helpen begrijpen wat die nu moet doen. Als dat lukt, kan de kandidaat handelen zonder om uitleg te vragen. Als dat niet lukt, wordt het bericht nog een taak om uit te stellen.
Begin met een onderwerpregel die zegt wat het is
De onderwerpregel noemt de rol en de stap. Een kandidaat die op meerdere rollen solliciteert, moet in één oogopslag zien bij welk proces dit bericht hoort. Vermijd vage onderwerpen die ook een advertentie of een afwijzing kunnen zijn.
Gebruik een afzender die de kandidaat herkent. Een bekende persoon of een duidelijk teamadres is makkelijker te vertrouwen dan een anoniem no-reply-adres. Als het bericht uit een systeem komt, zeg dat dan in de eerste regel.
Maak de eerste zin nuttig
De eerste zin bevestigt de rol en de volgende stap. Begin niet met een lange beschrijving van het bedrijf. De kandidaat heeft al gesolliciteerd. Geef eerst de praktische informatie en laat de achtergrond daarna volgen.
Gebruik korte alinea's en een duidelijke kop voor de actie. Een kandidaat die op een telefoon leest, moet de knop of de link kunnen vinden zonder door een muur van tekst te scrollen.
Geef één actie
Een uitnodiging met meerdere concurrerende acties wordt makkelijk weggelegd. Bepaal wat de kandidaat nu moet doen en zet die actie op één plek. Als er voorbereiding nodig is, beschrijf die naast de actie en niet in een aparte sectie.
Noem de deadline in de lokale tijd van de kandidaat. Als het interviewvenster flexibel is, leg uit hoe de kandidaat een slot kiest. Als het venster vastligt, leg uit waarom.
Maak hulp makkelijk te vinden
Noem de persoon of het team dat de kandidaat kan contacteren. Een kandidaat met een technisch probleem of een toegangswens zou niet op de website naar een supportformulier moeten zoeken. Een direct contact geeft de recruiter ook bruikbare feedback over waar het proces onduidelijk is.
Houd de toon menselijk. De kandidaat beslist of die tijd in het proces wil steken. Een rustig en concreet bericht zegt dat het team georganiseerd is en dat de tijd van de kandidaat telt.