Hoe een silo er in het dagelijks werk uitziet
Een silo wordt niet bepaald door het aantal tools dat een team gebruikt. Je ziet hem in kleine handmatige stappen. Een recruiter opent de interviewtool om te controleren of een kandidaat een antwoord heeft ingestuurd en werkt daarna het ATS met de hand bij. Een hiring manager schrijft een beslissing in een bericht omdat het ATS het reviewresultaat niet toont. Een coördinator kopieert een link naar een notitie.
Die stappen vallen makkelijk weg omdat elke stap even duurt. Samen ontstaan er twee versies van het proces, en het team raakt het oneens over welke versie actueel is.
Map de overdrachten, niet de functies
Schrijf de momenten op waarop informatie van het ene systeem naar het andere gaat. Begin bij de uitnodiging en eindig bij de beslissing. Noteer per moment het record, het veld, de eigenaar en de actie die iemand onderneemt als de overdracht mislukt.
- Het ATS maakt of selecteert de kandidaat en de sollicitatie.
- De interviewtool verstuurt de uitnodiging en legt het antwoord vast.
- Een beoordelaar opent de opname en laat feedback achter.
- Het team legt een beslissing vast.
- Het ATS ontvangt de beslissing en de fasewijziging.
Deze lijst is de koppeling. Als een stap geen eigenaar heeft, doet degene die het probleem het eerst ziet het werk, en dat is geen proces.
Kies waar het record leeft
Behandel het ATS als het record voor de kandidaat, de sollicitatie en de wervingsfase. De interviewtool is het record voor de uitnodiging, de opname en de reviewnotities. Leg die verdeling vast en houd haar stabiel. Een veld dat beide systemen bewerken, gaat op enig moment verschillen.
Als een recruiter informatie van beide kanten nodig heeft, toon die dan op één plek. Een link van het ATS naar het interviewrecord is genoeg wanneer de beoordelaar die met de juiste toegang kan openen. De link terug helpt de interviewtool om de actuele fase te tonen.
Link naar de opname in plaats van haar te kopiëren
Een videobestand is zwaar en hoort zelden in het ATS. Stuur een link, een reviewstatus en een korte samenvatting. Bewaar de opname in de tool die haar opslaat en afspeelt. Als het ATS een kopie moet bewaren, leg dan vast wie die kopie onderhoudt en wanneer zij wordt verwijderd.
Doe hetzelfde voor transcripties en notities. Met één bron opent een beoordelaar altijd dezelfde versie, ook wanneer er eerder een oudere versie bestond.
Houd fasenamen en rechten gelijk
Fasenamen horen bij de koppeling. Gebruik dezelfde lijst in beide systemen en kies één eigenaar voor wijzigingen. Als een team een fase toevoegt, werk dan in dezelfde wijziging de mapping bij. Een fase die maar aan één kant bestaat, levert records op die vastlijken.
Rechten zijn net zo belangrijk. Een hiring manager die de opname in de interviewtool wel kan openen maar de kandidaat in het ATS niet ziet, vraagt een recruiter om een schermafbeelding. Stem de rollen op elkaar af zodat de mensen die beoordelen ook het record zien dat ze nodig hebben.
Doe een overdrachtscontrole
Kies een recente kandidaat en vergelijk de fase, reviewstatus en beslissing in beide systemen. Vraag de recruiter of die een waarde met de hand heeft gekopieerd. Als dat zo is, is dat de volgende overdracht om op te lossen.
Herhaal de controle na een proceswijziging, een nieuwe fase of een nieuw template. Bewaar de overdrachtsmap naast de integratie-instellingen zodat het team ziet wat er hoort te gebeuren. Een duidelijke map maakt van een silo een bekende grens, en een bekende grens is eenvoudiger te beheren.